Vous avez fait le grand virage et êtes passé aux dossiers médicaux électroniques (DME) ? Il faut maintenant vous poser les bonnes questions sur le recours aux technologies de l’information dans votre pratique : est-elle respectueuse de vos obligations quant à la protection de la confidentialité des renseignements personnels et du secret professionnel ? Votre utilisation et votre gestion sont-elles efficaces et sûres ? L’une des premières choses à mettre en place lors du passage du papier à l’informatique est une politique de sécurité au sein de votre clinique. L’avez-vous fait ?
Le règlement du Collège des médecins du Québec sur les dossiers, les lieux d’exercice et la cessation d’exercice d’un médecin permet le recours à l’informatique dans la gestion des dossiers médicaux, à condition de respecter la confidentialité des renseignements et les règles relatives à l’accès aux documents et à la protection des renseignements1. Les modalités du règlement concernant la constitution, la tenue, la détention et le maintien des dossiers médicaux sont d’ailleurs les mêmes pour les dossiers médicaux papier et électroniques. Toutefois, le règlement prévoit spécifiquement que le médecin qui emploie un support informatique doit de plus :
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Me Christiane Larouche, avocate, travaille au Service juridique de la Fédération des médecins omnipraticiens du Québec. |
Les systèmes de DME homologués au Québec tiennent compte de certaines de ces exigences techniques. Cependant, le médecin doit également prendre des mesures de sécurité concrètes pour assurer la confidentialité et la protection de la gestion des accès pour satisfaire à ses obligations. Rappelons qu’en vertu du Code de déontologie des médecins, le médecin doit prendre des moyens raisonnables à l’égard des personnes avec lesquelles il collabore3. Mais comment transposer les réalités bien connues de la gestion des dossiers papier à l’ère du numérique ? Dans un monde de papier, le contrôle de l’information a lieu par un contrôle physique des dossiers et des lieux. Dans un monde numérique, les mesures de contrôle prennent d’autres formes. Le Collège donne peu d’information pour guider les médecins sur ce sujet comme l’a fait, par exemple, le Barreau du Québec pour ses membres. Il faut donc se référer aux écrits émanant d’autres organisations, dont l’Association canadienne de protection médicale qui fournit quelques recommandations4. Certaines associations ou organisations médicales ont, par ailleurs, créé des guides et des outils dont les médecins peuvent s’inspirer dans leur milieu5-8. Nous placerons des liens vers ces outils sur la section du site Internet de la FMOQ consacrée au Programme québécois d’adoption des dossiers médicaux électroniques (PQADME).
L’adoption d’une politique de sécurité a pour but de fixer des exigences encadrant l’usage de son réseau informatique ainsi que des mesures de sécurité pour en assurer la protection. Elle doit de plus établir les responsabilités des diverses personnes œuvrant au sein de la clinique : médecin responsable de la sécurité, ensemble des membres du personnel médical et administratif, fournisseurs de DME et spécialiste en soutien technique, le cas échéant.
Une politique de sécurité fait foi de l’engagement des médecins de la clinique de protéger les renseignements personnels de leurs patients. Elle permet de normaliser les processus et de réduire au minimum les risques médicolégaux associés aux technologies de l’information. La protection de la confidentialité, de l’intégrité et de l’accessibilité de l’information doit en être l’assise.
Un médecin responsable au sein de la clinique devrait idéalement en assurer la mise en œuvre et assumer les responsabilités suivantes :
Les médecins doivent s’assurer que des mesures de sécurité protègent leur réseau informatique. Ce réseau est formé d’ordinateurs, de périphériques, comme des imprimantes, des numériseurs, des serveurs, des routeurs et des modems, reliés ou non à des réseaux sans fil, et de logiciels. Les médecins, souvent peu familiers avec la technologie, auraient fortement intérêt à se faire aider dans cette tâche par des centres de services autorisés par le ministère de la Santé et des Services sociaux (voir la section du site Internet de la FMOQ sur le PQADME) ou par d’autres professionnels compétents en informatique. Une entente de services devrait alors intervenir pour prévoir les conditions de manipulation, d’utilisation, de stockage et de disponibilité de l’information. Il est également très important que cette entente contienne un engagement de confidentialité pour protéger adéquatement les informations confidentielles.
Nous vous proposons des exemples de mesures de sécurité figurant au nombre des pratiques recommandées.
L’adoption de mesures de sécurité appropriées pour l’utilisation des technologies de l’information dans votre pratique est incontournable. Elle exige de nouvelles connaissances, mais vous procure l’occasion de revoir la protection des renseignements personnels dans votre clinique et de former votre personnel en conséquence. //
Erratum
Une erreur s’est glissée dans le Dossier spécial PQADME du mois d’octobre 2013 intitulé : « Le PQADME, une occasion à saisir ! ». À la page 33, dans la dernière colonne du tableau Frais admissibles et remboursement dans le cadre du PQADME, de la section GMF-UMF et GMF-CLSC en CSSS, on devrait lire 5000 $ à la 5e ligne (Frais d’implantation) et 2000 $ à la 6e ligne (Acquisition et exploitation des licences).