Une part croissante de la rémunération des médecins qui assurent la prise en charge et le suivi de clientèle est tributaire de l’inscription de cette clientèle. Il est désolant de constater que la facturation de plusieurs médecins fait toujours l’objet de refus en raison de problèmes liés à l’inscription. Un rappel des principes et des embûches potentiels pourrait être bénéfique.
Certains refus de paiement des suppléments liés à l’examen d’un patient vulnérable ou des forfaits annuels d’inscription en GMF sont occasionnés par un défaut d’intégration de l’inscription dans les banques de données de la RAMQ. D’autres sont provoqués par des erreurs du médecin au moment de sa facturation. Il est utile d’être conscient des deux types de problèmes afin de les éviter. Ce mois-ci, nous traiterons des premiers et le mois prochain, des deuxièmes.
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Le Dr Michel Desrosiers, omnipraticien et avocat, est directeur des Affaires professionnelles à la Fédération des médecins omnipraticiens du Québec. |
La non-intégration dans les banques de la RAMQ survient le plus souvent en raison d’un problème dans la mécanique d’inscription. Pendant longtemps, tous les médecins pouvaient utiliser la demande de paiement 1200 (DP1200) pour transmettre l’information à la RAMQ sur l’inscription d’un patient. Ceux qui n’exercent pas en GMF peuvent toujours s’en servir, mais cette voie n’est plus accessible en GMF. Dans ces milieux, les médecins doivent se servir de l’application informatique de la RAMQ à laquelle ils ont accès. Les médecins hors GMF peuvent recourrir aux services en ligne pour effectuer des inscriptions s’ils s’inscrivent au système. Les médecins en GMF qui se servent toujours du formulaire DP1200 ne bénéficient pas des inscriptions transmises.
Un problème peut toutefois causer des difficultés à ceux qui utilisaient ou qui utilisent encore le formulaire DP1200 hors GMF. Les systèmes informatiques de la RAMQ gèrent les inscriptions de façon distincte de la facturation. De ce fait, une demande de paiement ne peut pas contenir des informations de deux natures. Soit elle contient de la facturation de services, soit elle contient de l’information sur l’inscription d’un patient. La demande de paiement qui contiendrait les deux informations sera traitée dans la section « facturation » seulement. L’information sur l’inscription serait ainsi « perdue ».
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Le médecin hors GMF qui utilise le formulaire DP1200 doit en utiliser un pour la facturation et un autre pour la transmission des informations relatives à l’inscription. Si la même demande est utilisée pour les deux, la RAMQ ne recevra pas les données de l’inscription. |
Pour ceux qui commettraient encore cette erreur, la solution est simple : séparez les informations lorsque vous remplissez des demandes de paiement. Ça veut dire que le patient nouvellement inscrit donnera lieu à au moins deux demandes de paiement : une pour l’inscription, une pour les services.
Si cette situation peut s’être produite dans le passé ou que votre facturation de suppléments ou de forfaits pour des patients inscrits fait parfois l’objet d’un refus, vous auriez avantage à comparer vos données sur l’inscription avec celles que possède la RAMQ, question de repérer les discordances et de les corriger.
Vous pouvez aussi choisir d’utiliser l’application de la RAMQ pour effectuer vos inscriptions et en transmettre l’information à la RAMQ. Là aussi, des problèmes peuvent survenir. Le premier en est un de compréhension des fonctions du site. Lorsque vous inscrivez les informations relatives à un nouveau patient, vous avez la possibilité de cliquer sur deux boutons en fin de processus : l’un qui se nomme « enregistrer » et l’autre, « transmettre ». La fonction « enregistrer » sauvegarde les informations dans le système d’inscription, mais ne la transmet pas aux banques de données de la RAMQ qui valident la facturation. Si vous cliquez seulement sur ce bouton, les informations sur votre patient resteront dans le système d’inscription et paraîtront lors des visites subséquentes sur ce site, mais le patient ne sera pas inscrit dans les banques de la RAMQ et ne donnera pas droit au versement du forfait annuel ni à la validation du supplément à la visite d’un patient vulnérable.
Pour que les données sur l’inscription du patient dans les banques de la RAMQ, qui servent à confirmer la facturation, soient valides, il faut, après l’enregistrement, appuyer sur le bouton « transmettre » de façon à communiquer ces informations à la RAMQ.
L’autre problème potentiel peut survenir lorsqu’un médecin « ajoute » des codes de vulnérabilité au fichier d’inscription d’un patient. Il y a deux façons de faire, soit « de modifier » l’inscription ou « de l’annuler » en croyant procéder à un nouvel enregistrement. Lorsque c’est la voie de la modification qui est utilisée, il y a continuité dans l’inscription. La date de début de l’inscription demeure la date de l’inscription initiale. Cependant, lorsque le médecin ou son personnel annule une inscription existante, les conséquences peuvent être imprévisibles. Ainsi, l’annulation peut s’appliquer de façon rétroactive. Par la suite, le médecin pourrait ne plus être en mesure de procéder à une nouvelle inscription du fait qu’il doit le faire moins de 90 jours après la date de l’examen du patient donnant lieu à l’inscription.
Le risque d’erreur se pose surtout lorsque le médecin veut ajouter un code de vulnérabilité au fichier d’un patient qui en compte déjà trois, soit le maximum pouvant être inscrit. Lorsque la modification se fait en deux temps, il n’y a pas de problème. Le médecin enlève un des codes de vulnérabilité existants, enregistre la modification, puis apporte une modification, soit l’ajout d’une nouvelle catégorie, et l’enregistre. Il pourrait procéder ainsi pour s’assurer de bénéficier de la majoration du forfait annuel de santé mentale du fait de la coexistence de certains problèmes de santé mentale et d’autres problèmes de santé.
Le médecin qui ne saurait trop comment s’y prendre peut communiquer avec les Services aux professionnels de la RAMQ, qui pourront même entrer les modifications pour le médecin dans la mesure où l’ensemble des informations requises leur sont transmises.
Les médecins qui se servent toujours du formulaire DP1200 pour effectuer leurs inscriptions ne peuvent toutefois les modifier de cette manière. S’ils veulent apporter des modifications à une inscription existante, ils doivent communiquer avec les Services aux professionnels de la RAMQ.
Il reste à traiter d’un problème additionnel concernant l’intégrité des informations détenues par la RAMQ, soit le lieu de suivi. C’est le sujet de la chronique du mois prochain, qui abordera aussi les problèmes potentiels liés à la séquence de votre facturation ou à des erreurs courantes. D’ici là, bonne facturation ! //