Nouvelles syndicales et professionnelles

Régie de l’assurance maladie du Québec

nouveau système de traitement des demandes de paiement

Emmanuèle Garnier  |  2015-12-09

Le 4 avril 2016, la Régie de l’assurance maladie du Québec lancera son nouveau système informatique de traitement des demandes de paiement à l’acte. Plus moderne, plus simple, SYRA (pour SYstème de Rémunération à l’Acte) offrira d’intéressants avantages :

Calcul automatique des honoraires. « Aujourd’hui, le médecin doit calculer ses propres honoraires et nous les transmettre à la Régie. Nous, de notre côté, calculons aussi ces honoraires et confrontons les résultats. Dans le nouveau système, nous nous chargerons du calcul des honoraires. Le médecin n’aura qu’à décrire le service qu’il a donné et le contexte dans lequel il l’a fait », explique M. Philippe Matteau, chef du Service affaires – Projet SYRA de la Régie de l’assurance maladie du Québec.

Réponse rapide. L’une des grandes nouveautés qu’offre SYRA est la possibilité d’envoyer une réponse immédiate au clinicien. « Quand le médecin nous transmettra sa demande, il pourra avoir en direct le résultat du montant préliminaire ainsi que l’explication du calcul. Ainsi, tout de suite, il pourra vérifier s’il a bien facturé ou s’il a bien indiqué ce à quoi il a droit. »

Dans certains cas, cependant, la réponse ne viendra que le lendemain. Ceux qui utilisent un logiciel de facturation qui envoie les demandes en lots obtiendront une réponse le jour suivant avant 8 h. SYRA ne transmettra les informations qu’une fois l’ensemble des demandes traité. Dans tous les cas, fini l’attente d’au moins deux semaines avant d’obtenir les principales données de l'état de compte.

Corrections plus faciles à faire. Le nouveau système permettra également de modifier ou d’annuler plus facilement une demande de paiement déjà transmise. « Si un médecin facture un service, mais oublie d’indiquer un élément de contexte comme, par exemple, le fait qu’il pratiquait à l’urgence, il peut rappeler sa demande de paiement tout de suite et la corriger », indique M. Matteau. Actuellement, pour effectuer une modification, il faut effectuer une demande de révision, une démarche beaucoup plus laborieuse.

Abolition des codes modificateurs. Les codes associés aux paramètres qui modifient la rémunération vont disparaître. Ils seront remplacés par des « éléments de contexte ». « Le médecin et la Régie vont communiquer non plus avec des codes, comme c’est le cas actuellement, mais avec des mots. On veut permettre aux utilisateurs de fonctionner de manière plus intuitive en utilisant un langage plus près de leur pratique. » Pour l’instant, il existe près de 400 modificateurs simples ou multiples. SYRA, lui, comptera moins de 80 éléments de contexte.

Nouveau service de facturation en ligne

Quand SYRA sera lancé, les médecins pourront continuer à utiliser un logiciel de facturation ou à faire affaire avec une agence de facturation. Mais des ajustements seront nécessaires. « Les agences de facturation et les développeurs de logiciel auront du 1^er avril au 31 décembre 2016 pour adapter leur système à SYRA. Il faut donc que le médecin communique avec eux pour savoir quand et comment se fera le déploiement de la nouvelle solution », indique M. Matteau.

La Régie offrira aussi une autre possibilité aux médecins : faire eux-mêmes leur facturation grâce au nouveau service en ligne qu’elle offre. « Le médecin ira sur le site de la RAMQ et pourra remplir sa demande en direct en inscrivant le code d’acte, le numéro d’assurance maladie du patient, le lieu où il a pratiqué, puis nous transmettre sa demande. »*

La différence entre le système de facturation en ligne et un logiciel ? Les logiciels offrent une panoplie de services en plus de la facturation : conciliation bancaire, dossier médical électronique, gestion de la clinique, gestion de la prise de rendez-vous, etc. « Nous, nous offrons uniquement la facturation », explique M. Matteau. Le service en ligne de la RAMQ ne sera par ailleurs pas aussi spécialisé que certains logiciels vendus. Ces derniers peuvent avoir, par exemple, des gabarits préétablis pour divers types de pratique.

La Régie a testé son service entre autres auprès de neuf omnipraticiens. « C’est sûr qu’il y a une certaine rapidité avec la facturation papier. Par contre, le service en ligne amène une amélioration globale du processus de facturation. C’est le constat qu’ont fait les médecins de la FMOQ et de la Fédération des médecins spécialistes du Québec. »

Et pour le médecin qui veut continuer à faire ses demandes de paiement sur papier ? « Légalement, on est tenu de les recevoir, mais notre objectif à long terme est de tendre vers l’élimination du papier. L’introduction du service en ligne est donc la première étape vers l’abolition de la demande de paiement papier. » Des démarches de modifications législatives sont d’ailleurs en cours pour mettre fin à l’utilisation du format papier, indique le site Internet de la RAMQ.

Environ 8 % des médecins facturent encore partiellement ou totalement sur papier. Ils risquent de ne pas être ravis du virage de la Régie. « Un bon nombre de médecins ne veulent pas utiliser un ordinateur pour leur facturation. La nouvelle politique de la Régie va les forcer à faire affaire avec une agence de facturation ou à trouver quelqu’un pour faire leur facturation en ligne », souligne le D^r Michel Desrosiers, directeur des Affaires professionnelles à la FMOQ.

Réduire les inconvénients

Le système actuel de traitement des demandes de rémunération à l’acte de la RAMQ a été créé il y a 35 ans. Une époque où les ententes étaient simples et les codes d’acte limités à quelque 600. Depuis, la complexité des nouvelles ententes n’a cessé de croître. Le nombre de codes d’acte atteint maintenant 14 000. Avec sa technologie des années 1980, le vieux système peine à s’adapter. « On a beaucoup de difficulté à le faire évoluer », affirme M. Matteau.

La désuétude du système a des conséquences pour les médecins. « La RAMQ nous dit depuis quelques années qu’un des facteurs qui ralentit la mise en application des mesures qu’on négocie, c’est le travail informatique qu’elle doit faire pour apporter les changements. Au lieu de prendre deux mois, cela peut en prendre six. C’est frustrant pour tout le monde », indique le D^r Desrosiers.

La mise sur pied d’un système plus performant était donc indispensable. Mais il est possible que de nouveaux problèmes surgissent. « Quand on ne s’occupe que de régler les problèmes d’hier, on peut créer ceux de demain », affirme le D^r Desrosiers. La FMOQ, qui a été consultée au cours du processus de création de SYRA, a tenté de réduire certains inconvénients pour les médecins. Elle a insisté, par exemple, pour qu’ils n’aient pas à écrire les heures précises de chacun des actes qu’ils font, mais puissent simplement indiquer les plages horaires. Mais dans certains cas, comme en anesthésie, ce ne sera pas possible. Cela fait partie des détails un peu irritants du système, estiment certains.