enfin le soutien à la pratique devrait arriver !
Un comité FMOQ-MSSS veut accorder aux médecins de CLSC et d’UMF du personnel administratif supplémentaire et accroître leur participation aux décisions touchant les activités cliniques.
Les médecins des CLSC et des unités de médecine familiale (UMF) devraient bientôt recevoir du renfort : secrétaires médicales, agents administratifs et même techniciens en administration. Et en plus, ces cliniciens pourraient prochainement participer aux décisions concernant les activités cliniques de leur milieu : leur médecin responsable cogérerait le CLSC ou l’UMF dans ce domaine avec un cadre intermédiaire.
Tout cela est écrit noir sur blanc dans un rapport : Soutien à la pratique en CLSC et en GMF-U (UMF). Un document rédigé et signé par un comité conjoint FMOQ-ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS). « Le rapport a été entériné par le ministre et par la Fédération, souligne le Dr Sylvain Dion, président de l’Association des médecins de CLSC du Québec (AMCLSQ). On parle depuis plus d’une décennie du soutien à la pratique dans les CLSC, et c’était toujours resté des vœux pieux. Mais là, on a vraiment des mesures concrètes. »
Le rapport apporte des solutions tant au manque de ressources humaines et de soutien administratif dans les CLSC et les UMF qu’au peu de place fait aux médecins de famille dans les décisions touchant les services cliniques.
Les nouvelles mesures accorderaient aux CLSC et aux UMF un soutien administratif selon l’importance de leur clientèle. Tous, cependant, auraient droit à un minimum. « Nous voulions que toute équipe médicale ait au moins une secrétaire médicale ainsi qu’une agente administrative à mi-temps. C’est la base qu’on doit trouver partout où il y a des médecins qui offrent des services à la population dans un CLSC ou une UMF », affirme le Dr Dion.
Le comité conjoint a rédigé une description de tâches précise pour le nouveau personnel. La secrétaire médicale, par exemple, sera chargée d’accueillir, d’enregistrer et d’inscrire les patients, de gérer les dossiers médicaux, de participer au fonctionnement de l’accès adapté, etc. « Elle est la plaque tournante de l’équipe clinique et l’interlocuteur privilégié des médecins et des patients inscrits. Elle a pour objectif d’organiser au mieux la planification demandée par le médecin de famille dans le suivi longitudinal de ses patients et doit être dédiée spécifiquement à l’équipe clinique », indique le rapport.
Si la secrétaire médicale s’absente, elle doit être remplacée dès le premier jour. Et elle doit se consacrer uniquement aux activités médicales. « Elle ne fera pas la tâche de la réceptionniste », précise le Dr Dion. Elle n’effectuera pas non plus le travail d’une collègue malade dans un autre service. Elle ne pourra être déplacée. « Les médecins de famille pourront utiliser la description de tâches pour faire valoir leurs droits : rien n’y indique que la secrétaire peut aller faire des remplacements dans d’autres secteurs », précise la Dre Hélène Roy, directrice adjointe aux Affaires professionnelles à la FMOQ et responsable du comité conjoint.
La secrétaire pourra toutefois fournir des services aux autres professionnels de la santé de l’équipe médicale du CLSC ou de l’UMF, mais uniquement dans un cadre précis. « Ce sera lors de suivis conjoints avec le médecin. La secrétaire ne s’occupera donc pas des patients qui sont traités uniquement par les autres professionnels de la santé », indique la Dre Roy.
L’agent administratif, lui, assistera les membres de l’équipe clinique et le gestionnaire. Il aura à organiser les rencontres internes, à rédiger des comptes rendus, à gérer les horaires de travail, à saisir les données pour les statistiques, à tenir à jour les registres, à maintenir le stock du matériel, etc. « Il est là pour faire les tâches de logistique. Il doit s’arranger pour qu’il y ait de l’équipement dans les salles, pour que les fournitures soient commandées, etc. Il gère l’environnement de pratique du médecin tandis que la secrétaire constitue l’interface entre le patient et le médecin », explique la Dre Roy.
Dans les plus gros milieux, au-dessus de l’agent administratif se trouvera le technicien en administration (figure). Ce dernier effectuera des tâches liées à la gestion financière, à l’organisation du travail, à l’informatique ainsi qu’à la planification de travaux administratifs, comme la cueillette et l’analyse des données.
Le technicien en administration pourra également être le chef de l’équipe administrative. « Quand il y aura au moins sept employés de bureau à temps plein, le technicien sera responsable de la coordination, affirme la Dre Roy. Une équipe plus grosse peut rendre la gestion des ressources humaines plus compliquée. La présence du technicien en administration ajoute donc un niveau intermédiaire de gestion qui permettra au médecin de se consacrer vraiment aux tâches cliniques et moins à l’administration et à la gestion de personnel. »
Comment serait calculé le nombre de nouveaux employés de soutien accordés à un CLSC ou à une UMF ? Simplement selon le nombre de patients inscrits. Le comité a jugé qu’il s’agissait de l’indicateur le plus accessible et le plus fiable de la charge de travail. Ainsi, une clientèle de 3000 personnes donnerait droit à deux secrétaires médicales à temps plein et à un agent administratif à demi-temps. Les centres ayant un plus grand nombre d’inscriptions bénéficieront de plus de personnel (tableau). Certains milieux pourraient obtenir jusqu’à 8,5 secrétaires.
Les CLSC et les UMF qui sont aussi des groupes de médecine de famille (GMF) bénéficieraient par ailleurs d’un avantage : le nombre de leurs inscriptions serait pondéré selon les critères du programme GMF. Le résultat serait donc plus généreux. En plus, les nouvelles mesures s’ajouteraient à celles du programme GMF. « Oui, cela devient intéressant », reconnaît le Dr Dion. Le personnel administratif vient donc se joindre à celui qui est déjà payé par le GMF. Et il s’incorpore à l’équipe formée par le personnel infirmier, le travailleur social, le pharmacien et les autres professionnels de la santé que fournit le programme GMF.
Le comité conjoint FMOQ-MSSS souhaite modifier le mécanisme de gestion des CLSC et des UMF. Ainsi, sous peu, un processus de cogestion devrait permettre aux médecins de participer davantage aux décisions. « Jusqu’à présent, on voyait entrer en vigueur des mesures dont on n’avait jamais entendu parler, même si elles concernaient les ressources humaines qui travaillent avec nous. Un gestionnaire pouvait supprimer un poste, modifier la façon de donner les rendez-vous, ajouter une tâche à la secrétaire sans qu’il y ait eu de discussions préalables avec le médecin ou l’équipe médicale », explique le président de l’AMCLSCQ.
Cette manière de procéder devrait bientôt être chose du passé. Le médecin responsable du CLSC ou le directeur médical de l’UMF devrait travailler en partenariat avec le cadre intermédiaire. Ils prendraient ensemble les décisions stratégiques, organisationnelles et fonctionnelles.
« Cela nous permettra d’échanger régulièrement avec le gestionnaire. On pourra ainsi connaître à l’avance les changements qui peuvent survenir et discuter des problèmes qui nous préoccupent. On pourra avoir des échanges réguliers concernant entre autres l’évaluation et le suivi du personnel, dire ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. »
Cette façon de procéder ne sera pas nouvelle dans tous les CLSC et UMF. « Dans certains endroits plus organisés, il y avait déjà une cogestion », indique le Dr Dion. Dans d’autres milieux, par contre, un changement de culture sera nécessaire.
Quand tous ces changements seront-ils mis en œuvre ? À quel moment le personnel administratif arrivera-t-il ? Quand le mécanisme de cogestion fonctionnera-t-il ? Un plan de transition est prévu, mais il n’y a pas de calendrier.
« Il y a toutefois une date à respecter : le 31 décembre 2017, souligne le Dr Dion. Il faudra alors que le 85 % de la population soit inscrite. » Le président de l’AMCLSCQ voudrait que d’ici à la fin décembre 2016, la majorité des CLSC et des UMF bénéficient des mesures prévues. « Si le nouveau personnel n’est pas encore en fonction, il faudra au moins que l’affichage des postes et la sélection du personnel soient enclenchés. Les nouvelles mesures doivent être mises en place au début de 2017. On ne peut pas se permettre d’attendre davantage. »
À l’automne, le Dr Dion consultera ses membres, entre autres au cours de l’assemblée générale, en octobre. « Les médecins nous diront alors si cela va bien. Et si ce n’est pas le cas, on ira leur donner un coup de main. Il sera probablement nécessaire que l’on fasse des pressions et que le ministère en fasse aussi auprès des établissements. Il faut que ces derniers reconnaissent nos besoins et dégagent les ressources nécessaires. C’est une question de priorité. Certaines équipes de médecins de CLSC ont déjà du personnel supplémentaire, parce que l’administration avait la volonté de l’accorder. »
Les enjeux sont importants. « Il faut bien comprendre que tout le travail que le comité conjoint a mené découle de l’entente sur l’accessibilité. Un de ses articles prévoit de donner des conditions favorables aux médecins pour leur permettre d’atteindre les cibles d’inscription. Le ministère a donc un engagement », soutient le Dr Dion. //
Que faire pour accélérer la venue de la secrétaire et du personnel administratif ? « Si les médecins veulent être proactifs, je les invite fortement à aller voir les descriptions de tâches de chacun des postes. On les trouve dans les annexes du rapport Soutien à la pratique en CLSC et en GMF-U (UMF). Ils pourront les personnaliser en vue de l’affichage de l’emploi. Parce qu'il va falloir faire un concours », indique la Dre Hélène Roy, directrice adjointe aux Affaires professionnelles à la FMOQ.
Les médecins et leur équipe pourront ajouter à la description de tâches de base les particularités du poste offert. « Par exemple, si la secrétaire doit travailler un ou deux soirs par semaine jusqu’à 20 heures, il faut que ce soit indiqué sur l’offre d’emploi. Les conditions doivent être fixées et claires au départ. »
Une fois la description de tâches adaptée et rédigée, il faut consulter le Service des ressources humaines de l’établissement. « On doit voir si les conditions ajoutées dans la description de tâches sont conformes à la réalité de la fonction publique, explique la Dre Roy. Si, au mois d’octobre, les médecins s’aperçoivent que certaines exigences vont à l’encontre des conventions collectives, ils auront perdu un temps précieux. Il faut afficher tout de suite une offre d’embauche adéquate pour pourvoir les postes le plus rapidement possible. »