Depuis peu, la RAMQ intervient plus fréquemment lors d’infractions et déplore ce qu’elle considère comme un nombre persistant d’infractions. La description des services rendus sur les factures ou reçus donne souvent l’impression à la RAMQ que les frais pour ces services ne pouvaient être exigés du patient. De ce fait, les médecins doivent investir du temps à fournir des explications à la RAMQ. Question de vous éviter ce genre de situations, revoyons le contenu obligatoire des reçus et illustrons différentes descriptions de service.
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Le Dr Michel Desrosiers, omnipraticien et avocat, est directeur des Affaires professionnelles à la FMOQ. |
Depuis plusieurs années, la RAMQ rappelle régulièrement aux médecins qui facturent des frais à des personnes assurées leurs obligations : affichage des frais dans la salle d’attente, production de factures ou de reçus détaillés, avis sur le recours possible à la RAMQ inscrit sur les reçus et, depuis janvier 2017, interdiction de percevoir des frais pour la vente de médicaments, de fournitures ou de vaccins lors de services assurés.
La RAMQ nous indique qu’elle constate encore, lors des visites d’inspection, un taux de non-conformité élevé aux exigences de base. À son avis, cet état de fait nécessite des interventions plus vigoureuses, ce qu’elle fait depuis quelques mois. Lors de visites d’inspection préventives, même s’il s’agit d’une première visite dans un milieu, elle impose des sanctions lorsqu’elle voit une non-conformité par rapport aux situations décrites ci-dessus. De plus, elle cherche parfois à déterminer le nombre de patients qui a pu être touché par l’infraction. Elle souhaite ainsi récupérer des frais couvrant l’ensemble de ces situations. Dans le cas d’exigences qui peuvent porter à interprétation ou de situations pour lesquelles elle n’a pas pris position, elle prétend agir avec plus de retenue.
Tous les médecins ont donc intérêt à respecter les exigences s’ils facturent des frais pour des services non assurés. L’encadré 1 résume ces exigences et donne des exemples de situations non conformes décrites par la RAMQ.
L’exigence qui a donné lieu au plus grand nombre de questions est le contenu des factures ou des reçus. Les reçus émis informent les patients, mais permettent aussi à la RAMQ d’évaluer si un médecin était en droit de réclamer des frais pour un service. Lorsque le langage est imprécis ou ambigu, surtout si l’enjeu financier est faible, la RAMQ n’engagera pas de frais importants pour faire des vérifications. Si, selon une des lectures possibles du libellé du reçu les frais sont interdits, la RAMQ avisera le médecin qu’elle récupérera le montant en cause et remboursera le patient, tout en lui indiquant qu’il a 30 jours pour faire des commentaires ou fournir des explications. À défaut d’une réponse dans le délai requis ou si la réponse ne modifie pas son évaluation, la RAMQ procédera au remboursement des patients et récupérera les sommes en jeu. Lorsque la facturation des frais réclamés est en partie permise, mais pas entièrement, et que la facture ne comporte pas suffisamment de détails pour répartir les frais entre les deux, la RAMQ traite le montant total comme étant interdit.
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Un médecin peut éviter de telles demandes en ne réclamant jamais de frais à ses patients. Toutefois, de manière plus réaliste, le meilleur moyen de réduire ce type de risques est d’indiquer le plus clairement possible sur vos reçus la nature des services pour lesquels vous demandez des frais. La Fédération et la RAMQ ne partagent pas la même interprétation de la portée de certaines exigences de la loi, particulièrement en ce qui a trait à la possibilité du médecin de réclamer des frais d’une personne assurée pour certains services. Il s’agit de la remise du formulaire de médicament ou de patient d’exception (pour la RAMQ ou un assureur privé) dûment rempli, la production de billets (d’absence du travail ou de l’école) requis pour des raisons administratives, d’attestations (de consultation médicale) requises pour des raisons administratives, de copies de dossiers médicaux et de leur transmission au besoin en raison d’un choix du patient (déménagement) et le remplacement d’ordonnances perdues. Du fait du contexte décrit dans l’encadré 2 et compte tenu des risques importants pour le médecin du fait de la position de la RAMQ, il serait préférable de ne pas facturer de frais pour de tels services en attendant que le tribunal tranche le litige et de bien documenter ces situations (encadré 2).
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Lorsque vous rendez des services à un tiers, comme fournir des documents à un avocat dans le cadre d’un recours ou effectuer l’examen préembauche d’un candidat potentiel pour une entreprise, tant que votre facture est établie au nom de l’avocat ou de l’entreprise, vous ne rendez pas un service à une personne assurée. Les exigences de la loi ne s’appliquent donc pas. Celles du Code de déontologie des médecins s’appliquent tout de même et prévoitent que vous devez produire une facture ou un reçu détaillé et faire la distinction entre honoraires et frais pour des fournitures ou des services. Cependant, vous n’avez pas à inclure l’avis informant la personne du recours possible à la RAMQ. Par contre, si la facture est au nom de la personne assurée, même pour de tels services, les exigences de la loi s’appliquent.
Sur la facture, indiquez bien qui perçoit les frais : la clinique ou le médecin. Si c’est le médecin, spécifiez lequel dans l’en-tête de la facture (ex. : « facture pour services rendus par Dr Untel »).
Si plus d’un médecin au sein du même lieu a rendu des services au patient le même jour, il peut être avisé, lorsque c’est la clinique qui réclame les frais, d’indiquer que les services en cause sont liés à la visite auprès d’un médecin donné (ex. : « Facture pour des services effectués à l’occasion de la visite auprès du Dr Untel »).
Identifiez bien le patient. Vous pouvez trouver avantage à indiquer son numéro d’assurance maladie pour faciliter les contrôles de la RAMQ. Lors de contrôles a posteriori, la RAMQ demande au médecin ou à la clinique de fournir des reçus. De façon à vérifier si d’autres services ont été rendus au patient le même jour, elle demande d’indiquer le numéro d’assurance maladie de chaque patient sur les reçus produits. Question d’éviter des recherches advenant un contrôle, nous vous suggérons d’indiquer le numéro d’assurance maladie systématiquement lors de la production de factures ou de reçus.
Indiquez la date de production de la facture. Si elle diffère de celle des services rendus, indiquez la date des services.
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Incluez un avis concernant le recours possible à la RAMQ (vous pouvez utiliser le texte qui figure au tableau indicatif des tarifs de la Fédération). Si vous imprimez des factures ou des reçus sur mesure pour chaque patient, il est simple d’intégrer l’avis dans votre modèle. Si vous utilisez des reçus en calepins à copie carbone, vous pouvez vous faire faire un timbre avec l’avis et l’estampiller au verso de chaque document remis aux patients. Les magasins de fournitures de bureau offrent généralement un tel service à prix modique.
Indiquez, pour chaque service ou fourniture, un prix distinct pour chacun (ex. : « Visite médicale dans un contexte de clinique prévoyage : X $ ; Vaccin contre l’hépatite A dans un contexte de clinique prévoyage, sans autre indication que le voyage : Y $ ».
Des recommandations sur les services les plus fréquents rendus par les médecins figurent dans l’encadré 1.
Ces suggestions visent à réduire les risques que vos factures ou reçus soient perçus comme étant liés à des services accessoires dont la facturation est interdite. Certains libellés peuvent donc vous paraître excessivement précis par rapport à vos libellés actuels. Il s’agit de suggestions. Il se pourrait que, dans certaines situations, malgré leur précision, la RAMQ les juge tout de même ambigus. Advenant de telles situations, vous pourriez devoir fournir des explications à la RAMQ pour éviter que les frais perçus soient récupérés.
Espérons que ces informations vous permettront d’éviter des conflits avec la RAMQ sur les frais accessoires. À la prochaine ! //