Est-ce que votre loyer est avantageux ? Quelles responsabilités assumez-vous en contrepartie ? Est-ce que ces responsabilités ont été modifiées depuis la vente de la clinique à un promoteur ? Dans bien des cas, une certaine surveillance de votre part peut être de mise, surtout lors du changement de contrôle de la clinique. Savez-vous quoi surveiller ?
|
Le Dr Michel Desrosiers, omnipraticien et avocat, est directeur des Affaires professionnelles à la Fédération des médecins omnipraticiens du Québec. |
Il y a différents moyens de réduire les frais de fonctionnement d’une clinique, et les stratégies varient selon la nature de la dépense. Nous avons déjà traité de la société de dépenses comme moyen d’éviter de payer TPS et TVQ sur les salaires des employés lorsqu’un groupe de médecins assume directement les frais de fonctionnement (loyer, salaires, autres dépenses de fonctionnement). Avec un tel modèle, il faut quand même payer les taxes sur le loyer, les fournitures et les autres frais. Mais comme les salaires représentent jusqu’à 40 % des frais d’exploitation d’une clinique, épargner 15 % sur cette composante peut entraîner une économie de taille.
Lorsque les médecins exploitent eux-mêmes une clinique médicale et qu’ils partagent l’ensemble des frais, les choses sont claires. La clinique leur appartient, et ils sont collectivement les employeurs des salariés. Lors de changements dans la composition du groupe, les nouveaux savent à quoi s’attendre tandis que ceux qui quittent règlent leurs obligations résiduelles. Les surprises sont alors limitées.
Toutefois, la société de dépenses au sein de laquelle les médecins se sont regroupés n’est pas toujours propriétaire de la clinique. Dans certains cas, les médecins ne sont, individuellement, que des locataires de services (cabinets, salles d’examen, soutien administratif, etc.) dans une clinique qui ne leur appartient pas. Cette dernière peut même être la propriété d’un entrepreneur qui n’est pas nécessairement médecin. Lorsque le propriétaire d’une clinique vend ses intérêts, les médecins membres de la société de dépenses qui ne sont que de simples locataires de services doivent surveiller comment le transfert est fait. Un groupe de médecins québécois ont vécu une telle transition et se sont retrouvés dans l’incertitude quant au respect de leurs obligations lorsque le gestionnaire de la clinique où ils exercent a eu des problèmes financiers. La situation a d’ailleurs exposé une formule de gestion comportant à la fois des éléments d’un contrat de service et d’une société de dépenses.
Lorsqu’un groupe de médecins signe un contrat avec un gestionnaire, ce dernier assure souvent l’ensemble de la gestion. Il embauche, administre et paie le personnel, négocie le bail avec le propriétaire de l’immeuble et en acquitte le loyer. De plus, il gère les fournitures et perçoit des frais ou un loyer auprès de chaque médecin. Les médecins versent des taxes sur l’ensemble de ces frais, les salaires étant devenus un des éléments du service fourni par le gestionnaire.
Les médecins paient normalement un loyer mensuel fixe ou encore correspondant à un pourcentage des revenus tirés de la RAMQ. Dans le calcul du loyer, les gestionnaires intègrent l’ensemble des frais, dont les salaires, ainsi que les taxes sur tous les frais.
Le gestionnaire est l’employeur du personnel. C’est donc lui qui fait les retenues d’impôt sur les salaires et cotise à la CNESST, à la Régie des rentes et au RQAP. S’il doit fermer la clinique de façon imprévue, c’est aussi lui qui doit verser les salaires impayés, les bonus et les vacances accumulées et qui doit faire les retenues pour la TPS et la TVQ, ce qui peut représenter une charge supplémentaire dans une période où la clinique n’est pas ouverte (et donc n’engendre pas de revenus).
Dans une société de dépenses, les médecins sont les employeurs du personnel de la clinique et peuvent être tenus personnellement responsables en cas de manquements dans la gestion de la clinique.
Dans ce modèle, la seule obligation des médecins est de payer les frais convenus au gestionnaire. En cas de faillite de la clinique, les administrateurs de l’entreprise de gestion peuvent être tenus personnellement responsables de plusieurs montants dus aux employés ou aux autorités gouvernementales. Les employés ne peuvent se retourner contre les médecins, pas plus que les autorités fiscales si les retenus d’impôts n’ont pas été effectuées.
Dans une société de dépenses, ce sont tous les médecins qui assument ces responsabilités. Dans les faits, c’est généralement un des médecins qui s’en acquitte, en agissant comme mandataire pour l’ensemble de ses collègues. Mais s’il omet de le faire, les autres médecins membres de la société de dépenses devront alors corriger les lacunes, quitte à se retourner par la suite contre leur collègue. Ils peuvent donc devoir payer la compensation financière tenant lieu de préavis aux employés et répondre aux autorités fiscales.
Lorsque la société de dépenses embauche un gestionnaire, le fonctionnement devient parfois moins clair. Et certains gestionnaires proposent un tel mode de fonctionnement hybride.
Dans ce genre de modèle, les médecins sont les employeurs du personnel et ils mandatent le gestionnaire pour qu’il s’acquitte des obligations auxquelles est assujettie la clinique (comme dans une société de dépenses). Le gestionnaire est responsable de la gestion de la clinique (fournitures, frais de fonctionnement, paiement du loyer et des salaires) pour le compte du groupe de médecins en vertu d’un contrat de service.
Les frais de gestion facturés aux médecins sont généralement sous forme de loyer fixe ou à pourcentage comme à la section « contrat de service ». Le montant mensuel demandé aux médecins englobe l’ensemble des frais ainsi que les taxes applicables. Mais comme les médecins sont les employeurs, ils n’ont pas à payer de taxes sur les salaires versés.
C’est astucieux et, si c’est bien compris de tous, les médecins savent à quoi s’attendre. Mais l’expérience du groupe de médecins évoquée en début d’article nous montre que ce n’est pas toujours le cas. Une lecture attentive du contrat de service et du mandat du gestionnaire révèle que les médecins sont personnellement responsables des salaires, des retenues d’impôts et des autres déductions à la source pour l’ensemble des employés de la clinique, même en cas d’insuffisance de fonds mensuels récoltés auprès des médecins. En d’autres mots, les médecins seront responsables du paiement des salaires et des autres charges salariales, au-delà de leur loyer mensuel, si la clinique fait faillite, ferme ses portes ou encore s’il n’y a pas assez de médecins pour couvrir les frais de salaires à même les loyers mensuels.
Le fonctionnement des différentes pièces d’un arrangement hybride peut ne pas être bien compris par les médecins du groupe. Par conséquent, les médecins omettent parfois de faire les ajustements contractuels nécessaires lors d’un changement de propriétaire et s’exposent ainsi inutilement à des risques en cas de difficultés financières du promoteur (encadré 1).
Dans le cadre d’une société de dépenses, il est courant que le compte de banque soit au nom de cette dernière. Tous les médecins en seront responsables. Les honoraires venant de la RAMQ y seront déposés. Le mandataire paiera les dépenses (salaires, loyers, etc.) selon le mode de partage prévu entre les membres. Le solde sera versé à chaque médecin membre en proportion de ses honoraires.
Un tel fonctionnement est permis par l’Entente (encadré 2) et aussi par le règlement du Collège des médecins sur l’exercice en société dans le cas d’une société par actions ou à responsabilité limitée, tant que la société en question respecte les obligations du règlement.
Lors du passage en mode hybride, il faut surveiller ce qu’il advient du compte de la société de dépenses. Il est important qu’il reste la propriété de la société de dépenses, quitte à ce que le gestionnaire l’administre à titre de mandataire des médecins pour les médecins. Le compte ne doit pas devenir la propriété du gestionnaire, car les honoraires se trouvant dans ce compte seront saisis en cas de faillite du gestionnaire et placés sous la gestion du syndic. Les médecins seraient alors des créanciers ordinaires et ne récupéreraient donc qu’une faible proportion des honoraires au compte qui leur sont dus, comme les autres créanciers.
Dans certains modèles de contrat, les médecins sont les employeurs, et le gestionnaire agit comme mandataire pour eux, tout en donnant l’impression qu’il s’agit d’un contrat de gestion clé en main et que le gestionnaire est donc l’employeur.
Au-delà des problèmes financiers que nous venons d’évoquer, il faut également retenir que l’entente FMOQ-MSSS ne permet pas à la RAMQ de verser les honoraires des médecins à un compte appartenant à un tiers non-médecin (ni à un médecin qui n’exerce pas dans le groupe). Cette façon de faire contreviendrait probablement aussi au règlement du Collège sur la pratique en société. Les promoteurs étant en général constitués en société par actions, les honoraires seraient alors versés à une société qui ne respecte pas les exigences du règlement. C’est donc dire qu’une société de gestion non médicale ne peut exiger que les honoraires des médecins soient versés dans le compte de la société, car la loi ne serait alors pas respectée.
Dans le cas évoqué en début d’article, la société de dépenses initiale avait confié la gestion de l’ensemble des dépenses de fonctionnement à un des médecins du groupe, qui était également le propriétaire de la clinique. Lorsqu’il a vendu la clinique à un promoteur, ce dernier a mis en place la structure hybride décrite : les médecins sont ainsi restés les employeurs par l’entremise de la société de dépenses tandis que le promoteur offrait des services de gestion et de location (versement des salaires à titre de mandataire des médecins, administration de la comptabilité de la clinique, gestion des fournitures, etc.).
Il y avait donc deux contrats : un confirmant que les médecins étaient les employeurs du personnel de la clinique et un deuxième contrat de service entre les médecins et le gestionnaire. Les médecins ont ainsi confié la gestion de leurs honoraires à un tiers ne faisant pas partie du groupe, qui ne versait donc pas d’honoraires de la RAMQ dans le compte. En cas de gestion inadéquate, le promoteur ne risquait pas de perdre ses honoraires. Son risque se limitait à ne pas recevoir les frais de gestion prévus au contrat de service, une faible fraction des honoraires que la RAMQ verse dans le compte. Bref, en cas de problèmes, les médecins de ce groupe assumaient un risque disproportionné par rapport au gestionnaire.
Les médecins ne se sont pas souciés du compte de la société de dépenses lors de la vente de la clinique. D’ailleurs, plusieurs ne semblaient pas savoir que la société de dépenses existait toujours. Lors du changement de fonctionnement, le promoteur leur a tout bonnement fait signer de nouveaux contrats. Les médecins n’ont pas posé suffisamment de questions pour saisir ce qui se passait. Plusieurs croyaient être simplement devenus locataires. Pour ajouter à la confusion, certains nouveaux médecins avaient des contrats clé en main et ne faisaient pas partie de la société de dépenses. C’est à s’arracher les cheveux de la tête !
Alors qui était propriétaire du compte de la société de dépenses ? Ce n’était pas clair selon les explications des médecins. Ces derniers ont dû consulter des avocats en pratique privée pour protéger leurs intérêts. Ce n’est pas une situation enviable.
Prenez des précautions pour ne pas vous retrouver dans la même situation. Demandez des explications lors du changement de propriété de la clinique où vous exercez. Assurez-vous de bien comprendre le contrat de service (clé en main) que vous signez. Vérifiez si vous intégrez une société de dépenses, si le fonctionnement est mixte, si vous demeurez ou devenez locataire de services. Si vous apprenez qu’il s’agit d’un contrat de service ou d’une société de dépenses, surveillez le compte où sont versés les honoraires des médecins et assurez-vous qu’il demeure au nom du groupe de médecins, tant pour réduire les risques financiers que pour respecter la réglementation. Si vous voulez éviter tout malentendu, confiez la gestion de la clinique à un des médecins du groupe dont les honoraires seront à risque comme ceux des autres médecins si les choses tournaient mal.
Il y a enfin un autre enjeu dont vous pourriez vouloir vous soucier, soit le paiement des frais pour le logiciel de dossier médical électronique. Si c’est le gestionnaire qui assume cette responsabilité, en cas de difficultés financières, le médecin perdra subitement l’accès à ses dossiers. Si, au contraire, ce sont les médecins qui acquittent directement ces frais, le sort du gestionnaire n’a pas d’incidence sur leur accès, tant qu’ils paient régulièrement les frais de licence.
Si votre entente de location n’est pas claire, vous pouvez faire appel aux Fonds FMOQ pour une analyse et des conseils. Vous pouvez aussi vous adresser aux Affaires juridiques de la FMOQ pour une analyse sommaire de votre situation et, s’il y a lieu, vous diriger vers des avocats en pratique privée.
Si vous trouvez que c’est bien du travail, gardez en tête que le but d’un fonctionnement hybride (ou d’une société de dépenses) est de ne pas avoir à payer les taxes sur les salaires des employés, ce qui peut représenter de 2 % à 5 % de vos honoraires. Vous restez toutefois responsable des salaires des employés de la clinique. Si vos honoraires sont versés dans un compte de société de dépenses, assurez-vous que ce compte appartient bien aux médecins (et non à un gestionnaire). Si vous trouvez que c’est trop compliqué, un contrat de service clé en main serait peut-être mieux pour vous, même si le coût est légèrement supérieur. À vous de juger !
Lorsque la société de dépenses a un compte de banque qui reçoit les honoraires des médecins et qu’il y a passage vers un autre modèle, il est important de respecter les exigences de la loi et de protéger les intérêts financiers des médecins en s’assurant que ce compte ne devienne pas la propriété du gestionnaire.
Espérons que ces explications vous permettront d’éviter des surprises et de bien comprendre les enjeux lorsque vous intégrez une clinique ou qu’il y a un changement de propriétaire. À la prochaine !
