Les médecins qui exercent en GMF peuvent facturer des heures médico-administratives pour leurs activités en GMF. Le partage et la facturation donnent souvent lieu à des questions. Traitons-en !
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Le Dr Michel Desrosiers, omnipraticien et avocat, est directeur des Affaires professionnelles à la FMOQ. |
Chaque GMF se voit attribuer une banque d’heures pour les activités médico-administratives liées à la gestion du volet GMF. Ces heures sont attribuées par le comité paritaire en fonction du nombre de médecins qui exercent dans le milieu. Un équivalent temps plein donne généralement trois heures par semaine. La banque est ajustée régulièrement en fonction des ajouts et des départs du GMF. La gestion de cette modalité est assurée par la Direction de la planification et de la régionalisation, et c’est aux membres de cette équipe (Dre Anne-Louise Boucher et Mme Marianne Casavant) que vous devez transmettre vos questions sur la banque d’heures et son attribution.
C’est le médecin responsable qui doit par la suite répartir les heures en banque entre les médecins. Le médecin responsable ne devrait pas se réserver un nombre disproportionné de ces heures pour ses activités de gestion, car il reçoit une rémunération distincte comme responsable. Les formules de partage peuvent varier entre les milieux. Toutefois, chose certaine, il ne serait pas équitable de s’en tenir exclusivement au nombre de patients inscrits. En effet, la clientèle de certains médecins (visites à domicile de patients en perte importante d’autonomie) entraîne moins d’inscriptions, mais peut demander autant de temps au médecin qu’un plus grand nombre de patients vus au GMF. Cette réalité se reflète d’ailleurs dans le fait qu’une telle clientèle est pondérée (12 : 1) lorsque vient le temps d’évaluer la clientèle du GMF aux fins du financement. Le même constat s’applique aussi au suivi de grossesses, même si le facteur de pondération est moins important.
L’entente particulière sur les GMF précise que les activités visées comprennent notamment « les activités de coordination et de suivi en GMF, les activités interdisciplinaires, les activités de concertation avec les autres intervenants du milieu et, enfin, les activités médico-administratives et de formation liées au fonctionnement en GMF. »
Notez bien qu’on parle d’heures, et non de forfaits. Il faut donc tenir compte des contraintes liées au tarif horaire, soit le fait de devoir exercer pendant les heures réclamées et l’obligation d’avoir exercé pendant au moins une heure pour réclamer le tarif horaire au cours d’une journée. Le médecin rémunéré à l’acte ne peut donc pas réclamer des périodes de quinze minutes quotidiennement pendant la semaine. Et un médecin ne peut pas réclamer ces heures pour une période durant laquelle il est rémunéré à l’acte, selon un autre mode ou déjà rémunéré à tarif horaire.
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Les heures médico-administratives pour la gestion du GMF sont des heures et non des forfaits. Il faut donc exercer des activités visées pour la période de temps facturé, sans être rémunéré selon un autre mode. |
Par ailleurs, comme le nombre d’heures effectuées par les médecins dépasse souvent le quota alloué, le médecin peut choisir quand, dans la semaine, réclamer les heures qui lui seront payées. Les activités peuvent être en fin de journée ou en soirée ou même la fin de semaine. Et ces activités seront comptabilisées pour le calcul du nombre de jours travaillés durant l’année (Annexe XXI). Toutefois, les majorations en horaire défavorable ne s’appliquent pas à la rémunération des heures médico-administratives.
Le médecin rémunéré à tarif horaire ou à honoraires fixes pour l’ensemble de ses activités au sein du GMF pourra se demander s’il doit systématiquement réclamer les heures qui lui sont allouées, au lieu d’heures « générales » pour des activités médico-administratives qui existent dans le mode du tarif horaire ou des honoraires fixes. Si c’est plus simple pour lui, il peut tout simplement facturer les heures médico-administratives générales de son mode, tant que ses activités sont de nature médico-administratives. Mais il ne doit pas facturer en double. Une heure d’activité ne peut pas donner lieu à la facturation de plus d’une heure dans le mode du tarif horaire ou des honoraires fixes.
La réponse n’est pas la même pour les médecins rémunérés selon le mode mixte.
Dans le mode mixte, il y a une rémunération pour les activités médico-administratives. Cependant, l’entente énonce spécifiquement que le médecin doit réclamer les heures médico-administratives liées à la gestion du GMF selon le mode du tarif horaire. Il ne réclamera pas de rémunération en double. Dans pareille situation, il ne doit rien réclamer selon le mode mixte pour les activités rémunérées au tarif horaire.
Lorsqu’il est question de tarif horaire, la contresignature d’une personne désignée par l’établissement est requise pour que la RAMQ paie les montants demandés. Cette personne sera plus souvent le médecin responsable du GMF, mais il est prudent de prévoir une deuxième personne pour éviter les problèmes en cas d’absence du responsable. Un responsable adjoint pourrait être pratique en pareilles circonstances.
Il sera d’ailleurs utile pour contresigner la facturation du médecin responsable. En effet, la RAMQ ne permet pas au médecin qui réclame des heures de signer sa demande de paiement et à la fois de contresigner comme représentant de l’établissement. Le médecin responsable devra donc trouver une autre personne pour contresigner sa facture à tarif horaire, et cette personne devra être désignée par l’établissement pour être reconnue par la RAMQ.
La majorité des médecins facturent le tarif horaire à l’aide d’une application en ligne mise à leur disposition par la RAMQ. Cette application permet au médecin facturant d’apposer une signature électronique sur sa demande, de transmettre électroniquement la facture au contresignataire qui apposera aussi sa contresignature électronique et retournera le document au médecin d’origine qui le transmettra ensuite électroniquement à la RAMQ. Ce processus permet au contresignataire de s’assurer que la facturation respecte ce qui a été convenu localement.
Certains médecins facturent à l’aide de leur logiciel de facturation (ou de celui de leur agence). Ils doivent alors obtenir la contresignature de l’établissement sur une demande de paiement papier avant de transmettre leur facturation par voie électronique à la RAMQ. Toutefois, la contresignature n’apparaît pas sur la facture transmise à la RAMQ. Advenant des contrôles (ou la facturation, par l’ensemble des médecins du GMF, d’un plus grand nombre d’heures que la banque accordée), une portion de la facturation du groupe pourrait être refusée. Les vérifications subséquentes pour corriger la situation mettront en lumière l’absence de contresignature sur une partie des factures. Selon le contexte, il se pourrait que le responsable désigné n’accepte pas de contresigner les documents a posteriori, particulièrement si le nombre d’heures réclamées dépasse le nombre alloué au médecin en cause. Et la RAMQ pourrait alors demander à ce dernier de lui fournir les demandes originales contresignées. Devant leur absence, elle récupérera l’ensemble de la facturation de ce médecin. Bref, il est toujours mieux de respecter les règles et d’obtenir l’approbation de la personne désignée avant de transmettre la facturation à la RAMQ.
Comme il s’agit de tarif horaire, le médecin doit facturer ses services sur le formulaire 1215 et indiquer comme numéro d’établissement celui du GMF. Le code de temps sera le 072101. Il n’est pas nécessaire d’inscrire de secteur d’activité. Suffit d’indiquer le nombre d’heures en précisant bien la date et la plage horaire durant laquelle les heures ont été effectuées. Lorsqu’il y a chevauchement de deux plages le même jour, le médecin doit répartir ses heures entre les deux. La facturation se fait par semaine, et les semaines de facturation commencent un dimanche et se terminent le samedi suivant.
Espérons que ces informations vous éclairent. Le mois prochain, nous traiterons de questions fréquentes concernant les codes de vulnérabilité. D’ici là, bonne facturation ! //