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Me Éric Poulin, avocat, est directeur du Service juridique de la Fédération des médecins omnipraticiens du Québec. |
Un médecin peut-il facturer des frais pour le temps administratif et les coûts de reproduction du dossier d’un patient ?
Avant l’entrée en vigueur de la Loi sur les renseignements de santé et services sociaux (LRSSS) le 1er juillet 20241, les cliniques médicales et les établissements pouvaient facturer des frais raisonnables, selon l’article 95 du Code de déontologie2 et selon la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé3.
Code de déontologie des médecins :
« 95. Le médecin peut exiger du patient des frais raisonnables n'excédant pas le coût de la reproduction ou de la transcription de ces documents et le coût de la transmission d'une copie de ceux-ci.
Le médecin qui entend exiger de tels frais doit, avant de procéder à la reproduction, à la transcription ou à la transmission, informer le patient du montant approximatif qu'il sera appelé à débourser.
Il ne peut toutefois retenir les documents jusqu'à ce que le patient en ait payé les frais. »
La FMOQ avait d’ailleurs recommandé à ses membres des tarifs de copie et de frais de transmission dans sa Grille provinciale des tarifs pour services non assurés.
Or, depuis l’entrée en vigueur de la LRSSS le 1er juillet 2024, il existe deux articles contradictoires relativement aux frais de copie de dossier médical.
D’abord, l’article 95 du Code de déontologie ci-dessus, qui prévoit la possibilité de facturer des frais raisonnables.
Ensuite, l’article 66 de la LRSSS1, qui stipule :
« 66. L’organisme détenteur d’un renseignement doit, lorsque le responsable de la protection des renseignements de cet organisme a fait droit à une demande d’accès présentée conformément à la section V du chapitre III, communiquer sans frais le renseignement visé à la demanderesse en lui permettant d’en prendre connaissance sur place pendant les heures habituelles de travail ou à distance et d’en obtenir une copie.
Si la demanderesse le requiert, un renseignement informatisé doit lui être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible. De plus, à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, un tel renseignement, lorsqu’il a été recueilli auprès de la personne concernée, et non pas créé ou inféré à partir d’un renseignement la concernant, lui est communiqué dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Lorsque la demanderesse est une personne handicapée, des mesures d’accommodement raisonnables doivent, sur demande, être prises pour lui permettre de recevoir communication des renseignements auxquels elle a droit. »
Pour comprendre cette exigence de gratuité des copies de dossiers médicaux dans la LRSSS, il convient de tenir compte du nouveau Règlement sur les dossiers cliniques, les lieux d’exercice et la cessation d’exercice d’un médecin4 (« Règlement sur les dossiers cliniques 2024 »), adopté par le Collège des médecins et entré en vigueur en juillet 2024 – presque en même temps que la LRSSS.
À quand la fin du dossier papier ?
Le Règlement sur les dossiers cliniques 2024 prévoit la fin des dossiers médicaux au format papier au plus tard le 31 décembre 2026. À compter du 1er janvier 2027, toute nouvelle note devra être inscrite dans un DME certifié.
« 47. Malgré l’article 1, le médecin qui, à la date d’entrée en vigueur du présent règlement, exerce la profession peut continuer de constituer, de tenir, de détenir, de maintenir et de conserver ses dossiers cliniques sur support papier jusqu’au 31 décembre 2026.
À compter du 1er janvier 2027, toute nouvelle inscription à un dossier clinique est consignée sur un support technologique. Le médecin peut toutefois conserver sur support papier la partie du dossier constituée avant cette date. »
L’adoption de la LRSSS semble reposer sur une appréciation incomplète de l’importance actuelle des dossiers papier, tant en établissement que dans certains cabinets privés. Le législateur paraît ainsi avoir tenu pour acquis la prédominance des DME et une conversion simple, rapide et peu coûteuse de ceux-ci en format PDF – une copie de dossier prête en un clic !
Toutefois, ce n’est pas le cas. En premier lieu, l’usage du DME est récent pour plusieurs milieux de soins, et une demande du dossier complet d’un adulte comporte nécessairement un mélange de dossier papier et de dossier numérique, à moins que le dossier papier n’ait été entièrement numérisé par le personnel de la clinique ou l’établissement.
Il est injustifiable de ne prévoir aucune facturation à un cabinet d’avocats ou à un assureur lorsque la reproduction d’un dossier nécessite que le personnel d’une clinique procède manuellement à la photocopie de plusieurs centaines de pages.
Ensuite, même si la demande vise seulement le DME d’un patient, la démarche est chronophage :
- le temps administratif pour identifier la période et le type de renseignements demandés ;
- le temps pour obtenir l’approbation du fichier par le médecin responsable ;
- le temps pour convertir le tout en PDF ou imprimer le document ; et enfin
- le temps pour transmettre la copie au demandeur (portail, courriel sécurisé/chiffré, télécopie, poste, etc.).
Position du Collège des médecins
Selon la position du Collège des médecins, l’ensemble des demandes de copies de dossier (par le patient, son avocat, son assureur, son employeur, etc.) doit être exécuté sans frais5.
Position du MSSS
De son côté, le MSSS est plus nuancé. Nous vous invitons à consulter les deux directives de la Direction des normes et politiques financières du MSSS à l’intention de Santé Québec et de ses établissements (directives du 6 juin 2025 et du 29 septembre 2025).
Selon le MSSS, les cliniques pourraient facturer des frais si le demandeur de la copie est : la CNESST, la SAAQ, un assureur, un syndicat ou Retraite Québec.
En revanche, la copie serait gratuite pour : le patient, son avocat, son tuteur ou curateur à la personne, son mandant en cas d’inaptitude, les parents d’un mineur ou le liquidateur successoral.
Devant le problème d’interprétation de l’article 66 de la LRSSS et son impact important sur les dépenses des cliniques, la FMOQ entend déposer une demande de jugement déclaratoire afin que la Cour supérieure interprète l’article 66 de la LRSSS.
Malheureusement, cette procédure pourrait prendre quelques années avant d’aboutir à un jugement. En attendant, la FMOQ recommande à ses membres de respecter les directives du Collège des médecins ou celles du MSSS, avec les risques déontologiques que cela comporte.
La FMOQ vous rappelle que la CNESST et la SAAQ ne sont pas visées par l’article 66 de la LRSSS, car ces organismes présentent des demandes de dossiers médicaux en vertu de lois et règlements qui leur accordent ce pouvoir et non en vertu de l’article 66 de la LRSSS. Ce type de demande de dossier ne provient donc pas d’une autorisation de la personne concernée, mais d’une loi. Vous pouvez par conséquent facturer des frais de copies selon les tarifs négociés par la FMOQ.
Comment communiquer la copie du dossier au demandeur à l’ère des dossiers papier et numérique ?
Pour un dossier papier : En personne ? Par télécopieur ? Par la poste ? Par messager ?
Pour un dossier numérique : Par courriel sécurisé/chiffré ? Par clé USB ? Par télécopieur électronique ? Par messagerie sécurisée ? Par téléchargement sur le portail patient ?
En d’autres mots : quelles sont les exigences légales et déontologiques lors d’une telle communication ?
La LRSSS6 et le Code de Déontologie7 (encadré) exigent tous deux la « journalisation » des communications de renseignements de santé. Autrement dit, les DME ou dossiers papier doivent conserver une trace de toute communication du dossier médical à un tiers (ex. : date de la communication, autorisée par qui et à quel destinataire).
La LRSSS, le MSSS et le dirigeant réseau de l’information
Dans la LRSSS8 et ses règlements, aucune méthode de communication des renseignements de santé à un patient ou son représentant n’est imposée. Les organismes qui détiennent des renseignements de santé doivent cependant les protéger et maintenir leur confidentialité.
Selon nos recherches, il n’existe aucune directive récente du MSSS ou du dirigeant réseau de l’information depuis l’entrée en vigueur de la LRSSS (1er juillet 2024) au sujet des moyens de communication du DME.
Établissements : Directive sur l’utilisation sécuritaire des outils de collaboration par les médecins (2022)
En 2022, le MSSS a émis la Directive sur l'utilisation sécuritaire des outils de collaboration par les médecins, laquelle prévoit :
8 L'obligation pour tous les médecins et résidents en établissement d'utiliser les outils de collaboration de la suite Office 365 (Outlook, OneDrive, SharePoint, Teams, Forms, etc.).
8 L'obligation pour tous les médecins d'utiliser leur compte corporatif de messagerie (.med) pour toute communication de renseignements confidentiels (de santé).
8 L'obligation pour tous les médecins de chiffrer tout renseignement confidentiel à un destinataire hors réseau (c.-à-d. un destinataire qui n'utilise pas la plateforme de collaboration corporative) selon une méthode approuvée par le MSSS.
8 L'interdiction d'utilisation des services de messagerie publics (Hotmail, Gmail, etc.) lors d'échanges contenant des renseignements personnels des patients.
8 L'interdiction de contourner le système de messagerie corporatif par l'intermédiaire de redirections automatiques de courriels ou tout autre mécanisme de contournement.
Le Collège des médecins
Si le dossier médical à communiquer est au format papier, le Collège permet un envoi par télécopieur, par la poste ou sa prise de possession à la clinique (selon des échanges entre le CMQ et certains médecins).
Si le dossier médical est au format numérique, le Collège ne semble pas exiger l’utilisation d’un moyen de communication déterminé, pourvu que celui-ci garantisse la confidentialité et soit conforme aux directives ministérielles.
En résumé
8 L’article 66 de la Loi sur les renseignements de santé et services sociaux doit être interprété par une cour de justice afin de clarifier dans quelles situations une clinique peut facturer des frais raisonnables de copie.
8 Les médecins ne pourront plus utiliser de dossiers papier à compter du 1er janvier 2027.
8 Vous pouvez transmettre une copie de dossier médical (en format papier ou numérique) selon toute méthode qui assure la confidentialité. Par contre, en cas de communication par courriel, que vous soyez en établissement ou en clinique médicale, vous devez utiliser votre adresse courriel .med et suivre les exigences de la Directive ministérielle de 2022 (chiffrement si le destinataire est hors du réseau informatique du MSSS).
8 La fiche Consultation numérique en télésanté du MSSS propose un excellent résumé des situations possibles et des moyens de communication à privilégier.
Bibliographie
1. Québec. Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux. RLRQ, chapitre R-22.1. Québec : Éditeur officiel du Québec ; 2026.
2. Québec. Code de déontologie des médecins. RLRQ, chapitre M-9, r. 17. Québec : Éditeur officiel du Québec ; 2026.
3. Québec. Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. RLRQ, chapitre P-39.1, art 33. Québec : Éditeur officiel du Québec ; 2026.
4. Québec. Règlement sur les dossiers cliniques, les lieux d'exercice et la cessation d'exercice d'un médecin. RLRQ, chapitre M-9, r. 20.3.1. Québec : Éditeur officiel du Québec ; 2026.
5. Collège des médecins du Québec. Questions-réponses … médicales. (En ligne). Site Internet : https://bit.ly/consultations-medicales (Date de consultation : le 21 avril 2026).
6. Québec. Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux. RLRQ, chapitre R-22.1, art 105 et 103 (non en vigueur). Québec : Éditeur officiel du Québec ; 2026.
7. Québec. Code de déontologie des médecins. RLRQ, chapitre M-9, r. 17, art 20 (9). Québec : Éditeur officiel du Québec ; 2026.
8. Québec. Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux. RLRQ, chapitre G-1.021, art 90et 97. Québec : Éditeur officiel du Québec ; 2026.
